您的 CRM 負責儲存最關鍵的客戶資料。您可以使用這些數據來聯繫客戶和潛在客戶、個人化參與，並使您的團隊能夠在互動中取得成功。
您在 CRM 中收集的最關鍵欄位之一是客戶和潛在客戶的電話號碼。
除了電子郵件之外，電話號碼也是與客戶溝通最直接的方式。電話號碼可能在許多團隊的工作流程中發揮關鍵作用，包括銷售、客戶成功和客戶支援。
然而，在 CRM 資料庫開始成長之前，大多數公司都沒有意識到一件事：儲存客戶電話號碼不僅至關重要，而且儲存方式也很重要。電話號碼資料可以採用多種不同的格式。
您可能認為選擇正確的格式或確保資料庫中的所有客戶電話號碼一致並不重要。無論如何，一開始。電話號碼只是一個電話號碼，對嗎？
嗯，正如許多公司發現的那樣，當您深入研究細節時，即使是像電話號碼格式這樣簡單的事情也可能變得非常重要和複雜。
在特定於 CRM 的注意事項（CRM 如何儲存和使用電話號碼資料）、第三方整合以及組織內的一般可用性之間，發生的事情比乍看之下要多。這甚至沒有考慮到不同的國家通常有不同的首選格式，您必須考慮這一點。
當您的團隊嘗試致電潛在客戶和現有客戶時，使用錯誤的電話號碼格式可能會減慢您的團隊的速度，不一致的電話號碼可能會破壞集成，導致平台之間的數據問題，創建重複記錄，並使您的電話號碼資料難以手動使用。
最終，您要確保選擇正確的格式，以便能夠有效地滿足最常使用資料的不同平台和團隊的需求。
在本文中，我們將介紹您必須選擇的不同類型的電話號碼格式、做出決定時需要考慮的不同要求以及不同選項的好處。
電話號碼格式剖析
電話號碼格式的 E.164 國際電話號碼標準
您的 CRM 如何處理客戶電話號碼格式
格式不當的電話號碼對團隊生產力和軟體整合的影響
採用標準電話號碼格式有助於限制重複記錄
電話號碼格式中的可用性考慮
使用 Insycle 自動標準化 CRM 中的電話號碼格式
案例研究：binomialSUR 行銷機構如何使用 Insycle 為其烏拉圭客戶客製化電話號碼格式
終於解決了電話號碼格式問題
「格式正確的電話號碼對我們的客戶非常重要。這樣，他們可以直接從 HubSpot 應用程式呼叫所有聯絡人，並將其自動記錄到 CRM 中。這節省了他們的時間並保持所有記錄的更新。 —Carlos Martínez， Binomial的銷售和營運人員，HubSpot 解決方案認證合作夥伴
電話號碼格式剖析
在您開始挖掘資料並查看客戶輸入電話號碼的所有不同方式之前，您可能不會意識到有多少種不同的方式來格式化電話號碼。每個人都有自己喜歡的格式。
電話號碼包含多個組成部分。區號。電話號碼本身。有時是國際國家代碼。
那麼，電話號碼的表達方式有很多約定。在一些國家/地區，他們使用句點來分隔數字並提高可讀性。有些使用破折號。其他人使用括號。有些使用空格。
同一國家甚至可能使用多種不同的格式。例如，在英國，他們對手機和固定電話使用不同的格式。
這一切都會導致很多變化。
同一個數字可以有多種不同的格式。這裡僅舉幾個例子：
2124567890
212-456-7890
(212)456-7890
(212)-456-7890
212.456.7890
212 456 7890
+12124567890
+12124567890
+1 212.456.7890
+212-456-7890
1-212-456-7890
以上只是您在 CRM 資料庫中看到的電話號碼多種格式中的幾種。如果您的客戶負責將自己的電話號碼輸入到表單中，您會發現比您想像的更多的變化。
對於透過整合和第三方資料來源（例如潛在客戶清單、網路研討會或活動）輸入 CRM 的資料也是如此。不同的資料來源將使用不同的格式——如果它們是標準化的。您的第三方資料可能與直接輸入資料的客戶一樣多種多樣。
其中一些被視為標準電話號碼格式，另一些則更為非正式。
確實沒有錯誤的格式可供選擇。每種情況都不同。每個團隊都有不同的考慮因素——使用數據的軟體、偏好、可用性考慮因素等。
此外，各國有時會以不同的方式格式化電話號碼。同一電話號碼可能會使用不同的約定，具體取決於您撥打的位置或號碼所連接的裝置。
他們可能使用所謂的國際直撥前綴，也稱為撥出代碼。這些前綴用於選擇撥打國際電話的電話線路。各國也可以使用國內直撥前綴撥打國內電話。
國際電信聯盟 (ITU) 建議將序列 00 作為國際通話前綴的標準，但並非所有國家都遵循其建議。
例如，加拿大和美國使用011。
更複雜的是，有數十個國家/地區已採用 ITU 推薦的 00 標準，並放棄了先前使用的直接撥號前綴。在這些情況下，該國以前的直撥前綴和 00 ITU 標準都可以使用。
法國就是一個很好的例子。此前，該國使用 19 作為直撥前綴。此後他們採用了 00 標準，但從法國境內撥打電話時，這兩種標準仍然有效。
以下是美國號碼如何根據您撥打的國家/地區使用不同格式的一些範例。
撥打的電話號碼
地點
456-7890
本地電話號碼
212-456-7890
國內的
+1-212-456-7890
國際電話號碼
1-212-456-7890
在美國撥打
001-212-456-7890
在德國撥打
191-212-456-7890
在法國撥打
在大多數情況下，您將從同一位置撥打號碼。自動撥號器和虛擬呼叫中心通常會為您處理此問題，但如果您從多個位置呼叫或手動呼叫客戶，正確獲取此資訊非常重要。
與我們在本文中介紹的其他注意事項一樣，E.164 標準考慮了國際電話號碼格式，並且通常應該解決與國際本地電話號碼標準相關的問題。
隨著資料收集的激增和電話號碼問題的演變，開發了一種標準格式。
現在讓我們看看國際電話號碼格式考量將如何影響您的決定。
相關文章
如何合併 HubSpot 和 Salesforce 中的重複項並保持同步
不維護 CRM 資料對業務的影響
如何使用「轉換資料」工具成為客戶資料嚮導
E.164 電話號碼格式國際標準
如今，E.164 電話號碼格式已成為全球國際電話號碼的格式標準。它最初的設計目的是為了讓機器能夠可靠地使用電話號碼，這需要標準化和一致性。現代，E.164 國際電話號碼標準有助於推動豐富的服務和軟體的發展。
這是一種國際公認的格式，幾乎可以與任何軟體配合使用，重要的是這些解決方案能夠識別國際國家代碼、區號以及資料字串中的實際電話號碼本身。
E.164 電話號碼格式使用此範本：
[+][國家/地區代碼][區號][本地電話號碼]
因此，使用 E.164 電話號碼格式的電話號碼可能如下所示：
+14151231234
E.164 不使用空格、破折號、括號和句點。
國家
本地電話號碼
E.164 格式
美國
415 123 1234
+14151231234
英國
020 1234 1234
+442012341234
立陶宛
8 601 12345
+37060112345
使用 E.164 電話號碼格式可確保您擁有一致的格式，並保證可與大多數軟體整合搭配使用。您的 CRM、自動撥號器或 SMS 軟體幾乎肯定能很好地配合它。
但是，請務必注意，重新格式化為 E.164 可能需要變更使用本地電話號碼格式的電話號碼。這些本地電話號碼格式有其自身的考量。
例如，讓我們看一下如何使用 E.164 標準來重寫英國行動號碼。
以下是來自英國的手機號碼範例：
Insycle – 設定電話號碼格式以保持 CRM 一致性的注意事項
來源：Twilio
在包括英國在內的許多國家/地區，區號和用戶號碼的開頭都是「0」。對於 E.164，通常會刪除“0”，並在區號之前加上“+”和國際國家代碼。
Insycle – 在 CRM-2 中格式化電話號碼以保持一致性的注意事項
來源：Twilio
如果您主要使用電話號碼進行點擊撥號軟體整合和自動化，那麼 E.164 電話號碼格式幾乎肯定是最佳選擇。如果您不這樣做，並且您的員工手動撥打號碼或以某種方式在行銷個人化中使用它們，那麼另一種格式可能是更好的選擇。本地電話號碼格式僅適用於僅與本地客戶打交道的公司，而在現代企業中這種情況很少見。國際電話號碼格式提供了一種安全有效的方式來儲存電話號碼資料。
讓我們更深入地探討一些會影響您選擇的電話號碼格式的具體注意事項。
免費客戶數據健康評估
您的 CRM 如何處理客戶電話號碼格式
每個 CRM 都有自己的關於如何儲存和使用資料的規則。有些將採用電話號碼資料強制執行的標準格式，其他則將其留給使用者。有些人甚至可能將您的資料重寫為其首選格式。
我們以Salesforce 電話號碼格式為例。
通常，當資料輸入系統時，Salesforce 會保留原始電話號碼格式。但是，在某些情況下，Salesforce 會重寫和格式化資料。
9 位數字的電話號碼將按原樣保存，不會自動重新格式化。
10 位數字的電話號碼可能會也可能不會重新格式化。以“1”開頭的數字不會被格式化。以另一個數字開頭的數字將使用括號重新格式化，例如：(212) 456-7890
11 位數字的電話號碼可能會也可能不會自動重新格式化。以“1”開頭的數字將重新格式化以刪除第一位數字。以任何其他數字開頭的數字將按原樣儲存。以下是一些範例：
「21245678901」將保存為(212)567-8901
「21256789012」將保存為 21256789012。
如果您不希望 10 位或 11 位數字採用括號-空格-連字號格式 (800) 555-1212，請在數字前輸入「+」。
您可以在此處找到有關 Salesforce 中電話號碼格式的更多文件。
每個平台都有自己的規則和需要了解的事情。例如，在 HubSpot 中，所有電話號碼都保持原樣，除非您手動匯出、編輯和重新匯入數據，或手動編輯電話。
確保您了解 CRM 在電話號碼格式方面的行為。在像 Salesforce 這樣的情況下，您可能會選擇最終導致系統自動重寫數字的格式。了解這些細微差別將幫助您做出正確的選擇並限制未來的問題。
格式不當的電話號碼對團隊生產力和軟體整合的影響
除了 CRM 之外，您可能還依賴其他軟體或集成，它們在電話號碼格式方面有自己的規則，您必須考慮這些規則。
銷售自動撥號器是一種常見的用例，可能對電話號碼的格式有嚴格的規則。格式錯誤的數字可能會完全破壞集成，並且需要銷售團隊進行大量手動工作。這會減慢他們的速度，並可能導致他們錯過與某些潛在客戶或客戶利害關係人的溝通。
例如，HubSpot 提供了許多與自動撥號器和其他電話擴充功能的集成，包括：
空呼
圓環
雲語
賈斯卡
電信公司
奧佐內特爾
環中心
就像您的 CRM 一樣，除了使用者必須考慮的HubSpot 電話號碼格式註意事項之外，每個解決方案都有自己的格式規則。然而，所有這些解決方案都接受 E.164 國際電話號碼標準，使其成為安全的選擇。
它們也可能接受其他格式，但其他自動撥號器軟體可能不接受。您必須對您公司使用的軟體包進行研究。
您主要關心的應該是當系統運行不可接受的格式的電話號碼時會發生什麼。格式不正確會導致廣告活動暫停嗎？完全打破整合？導致與其整合的軟體出現問題？需要手動修復嗎？
自動化解決方案的格式化問題可能會對您的業務產生連鎖影響。由於數據問題而停機的自動撥號器解決方案可能會浪費團隊數小時的時間，導致銷售和收入損失。
採用標準電話號碼格式有助於限制重複記錄
非標準化電話號碼的另一個缺點是，它可能會讓您面臨建立重複聯絡人和公司記錄的情況，從而破壞單一客戶視圖，並使您的團隊更難以存取與客戶進行有效互動所需的上下文。
發生這種情況的最常見方式之一是透過整合。例如，銷售代表可以使用手機上的自動撥號器。此撥號器會自動更新您的 CRM，記錄通話。自動撥號器將透過電話號碼掃描您的聯絡人，以查找需要更新的記錄。
但由於自動撥號軟體和 CRM 之間使用的格式不同，撥號器軟體會為 CRM 中的聯絡人建立新的重複記錄。現在，您的銷售和支援團隊必須深入研究兩個個人資料，以了解與該聯絡人互動的完整背景，即使他們一開始就認識到重複存在。
此外，非標準化的電話號碼格式使得在 CRM 中刪除重複的聯絡人和公司變得困難。配對電話號碼是識別重複記錄的常用方法，當您採用非標準化格式時，無法保證兩個具有相同電話號碼的重複記錄會相符。
「我絕對會推薦格式的一致性。您是否喜歡某種特定的格式並不重要。對於電話號碼，您是否喜歡標點符號（括號和破折號）並不重要 – 沒關係。但請確保您以這種方式收集所有電話號碼。如果您像我們一樣不選擇標點符號，因為這可以透過任何自動撥號器解決方案工作，那麼就可以透過這種方式收集您的所有資料。 – Kitchen Magic 系統分析師 James Marshall 與Insycle Insiders 的對話。
這也適用於導入的數據。如何將現有電話號碼與匯入的資料進行比較，看看它們是否相同，或者新的匯入是否會更新您的電話號碼資料？
當你弄清楚這一點後，你必須決定是否讓新數據覆蓋現有數字。透過一致的格式，您可以做出決定。而且您知道，根據數據使用方式的組合，這對您的組織來說是正確的決定。
如果您想根據區號產生收入報告怎麼辦？如果沒有一致的電話號碼格式，這是不可能的。
這些是您需要問自己的問題，也是一個很好的例子，說明為什麼像電話號碼格式這樣簡單的事情實際上比大多數人最初意識到的要深刻得多、重要得多。
電話號碼格式的可用性注意事項
最後，您必須考慮可用性。這就是我們收集客戶數據並使用它的原因。
當您主要關心的是確保自動撥號軟體等自動化解決方案能夠讀取和使用您的資料時，E.164 標準無疑是最佳選擇。
但在 E.164 中，電話號碼如下：
+12124567890
如果您的大部分電話號碼使用涉及您的團隊手動查找電話號碼和撥號，則 E.164 和其他格式可能難以閱讀。沒有空格或破折號來幫助人們將數字分解成可記憶的區塊。這可能會導致誤撥、忽視前景、浪費時間以及那些必須一直處理這些數據的人的沮喪。
如果您手動找到客戶電話號碼並致電他們，哪一個對您來說更容易使用？
+12124567890
+1-212-456-7890
您很可能更願意使用第二種格式。特別是當您在某一天打電話給數十位客戶時。在這些情況下，另一種格式可能是更好的選擇。
一種可能的替代方法是創建一個使用不同格式的自訂字段，該格式對於手動應用程式來說更具可讀性。對於跨團隊或跨客戶旅程以不同方式使用數據的組織來說，這可能是正確的選擇。也許您的銷售團隊使用自動撥號解決方案，但您的客戶支援和成功團隊手動撥號。不同的團隊可能需要不同的格式。
最終，您希望選擇整個組織最有意義的 CRM 電話號碼格式。與您的團隊交談。了解他們的工作流程、日常流程以及他們在日常工作中實際使用電話號碼資料的方式。了解您所依賴的使用您的電話號碼資料的軟體和整合及其要求。如果您使用多個軟體解決方案，請研究它們之間的格式差異以及這些差異可能導致的問題類型。
選擇最佳的電話號碼格式確實需要全面了解資料在整個組織和客戶生命週期中的使用方式。
使用 Insycle 自動標準化 CRM 中的電話號碼格式
根據您公司使用的 CRM，您可能無法使用標準 CRM 功能重新格式化電話號碼。有時您可以做到這一點，但必須手動完成或透過匯出、編輯和重新匯入資料來完成。這是一個耗時且令人煩惱的過程，您必須定期重複。
使用 Insycle，您可以自動批次格式化 CRM 資料庫中的所有聯絡人和公司電話號碼。
Insycle 提供一系列預先建置的電話號碼格式範本供您選擇，包括 E.164 標準。
格式電話號碼標準
只需點擊幾下，您就可以將聯絡人和公司的所有電話號碼重新格式化為您選擇的格式。此外，您始終可以使用 Insycle 連續自動重新格式化電話號碼，確保您的電話號碼始終格式正確。
您還可以根據您公司的需求，使用 Insycle 強大的功能來建立您自己的規則和獨特的格式。
例如，刪除所有非數字，套用自訂國際電話號碼格式，然後在開頭新增 +。
格式國際電話號碼 2
案例研究：binomialSUR 行銷機構如何使用 Insycle 為其烏拉圭客戶客製化電話號碼格式
binomialSUR是烏拉圭的行銷機構，專注於資料和流程自動化，協助公司設定、實施和支援 HubSpot CRM 和其他 HubSpot 工具。
這些公司與烏拉圭本國的許多客戶合作，尋找一種方法來解決烏拉圭特有的電話號碼格式問題。他們想要重新格式化和重寫電話號碼，以包含該縣的撥號代碼 +598。如果不注入撥號代碼，他們的銷售代表將無法使用點擊撥號軟體。
此外，烏拉圭於 2010 年取消了國內長途電話，這意味著該國沒有每個城市或地區的特定區號，這是國內電話需要考慮的獨特格式問題。
卡洛斯正在尋找一種方法來向他們的客戶解決這個問題，他們向我們提出了有關電話號碼的要求：
消除空格或符號
如果號碼以“09”開頭，則重寫為“+5989”
如果數字以“2”開頭，則重寫為“+5982”
如果數字以“4”開頭，則重寫為“+5984”
我們與 Carlos 合作，在 Insycle 中創建了一個電話號碼格式化模板，該模板符合他的規範，並確保他的客戶擁有與其撥號解決方案相容的一致格式的電話號碼。
首先，我們設定一個過濾器來幫助識別以這些號碼開頭的電話號碼。
格式電話號碼過濾器
然後我們加入了指示 Insycle 如何重新格式化符合篩選條件的電話號碼的函數：
格式電話號碼-1
然後，我們安排自動電話號碼格式化範本按設定的時間間隔運行，以確保客戶 CRM 中的所有電話號碼保持一致並定期更新為正確的格式。格式電話號碼自動化
透過這個簡單的範本和預定的自動化，binomialSUR 可以確保所有客戶的 CRM 電話號碼格式一致，並保持這種方式前進。現在，他們的銷售代表可以專注於銷售，而不是手動撥號或擔心自動撥號軟體是否能夠使用資料庫中的電話號碼。
終於解決了電話號碼格式問題
電話號碼格式似乎是一個小問題。人們很容易忽略它。但電話號碼是與潛在客戶建立聯繫和互動的關鍵組成部分。根據您的 CRM、其他軟體和內部流程為您的公司做出正確的選擇非常重要。
一致性和標準化可幫助您的行銷、銷售和成功團隊與客戶互動、自動化銷售流程並更好地過濾資料以進行報告。
需要在 CRM 中重新格式化電話號碼嗎？厭倦了手工處理或經歷漫長的匯出和導入過程？
填寫下面的表格開始免費試用 Insycle。